Emaily. Píšeme je každý den. Posíláme jich desítky, stovky, tisíce. Přemýšlíme ale u každého emailu tak, jak bychom měli? Vnímáme jej jako součást naší prezentace, jako nástroj, který může zvýšit naši efektivitu a usnadnit nám vyřešení úkolů? Nebo je to spíše jen otravná a nezbytná záležitost, která vás ruší od pořádné práce?
Emailová komunikace má svá pravidla, která ale často zapadnou ve snaze co nejrychleji ty hromady mailů odbavit. Co když ale i jen krátké zamyšlení se předtím, než začnete email psát, může ušetřit spoustu času vám i vašim kolegům?
Zajímá vás oblast IT a hledáte pracovní pozice a pracovní příležitosti v IT oboru? Ať už jste programátor, developer, tester, analytik nebo software architekt, ozvěte se nám a my vám z naší nabídky IT práce najdeme IT projekt na míru. Podívejte se, jaká volná pracovní místa v IT oblasti momentálně nabízíme. Pomůžeme vám najít nové pracovní výzvy a příležitosti. Těšíme se na spolupráci s vámi!
Pojďme se na pár pravidel podívat.
Nechte kurzor chvíli blikat
A zamyslete se. Jaký je cíl emailu, co jím potřebujete sdělit? Pár vteřin, které tomu věnujete, vám ušetří čas a následné opravy emailu, ve kterém jste se dokonale zamotali nebo odběhli od tématu.
Možná vám taky to krátké zamyšlení napoví, že psát email není vhodné, protože by byl až příliš dlouhý nebo složitý. Mohl by lépe posloužit telefonát nebo krátká schůzka?
Struktura nadevše
Pokud se email trochu protáhne, nenechte ho v podobě jednoho dlouhatánského souvislého odstavce. Vytvořte strukturu, pracujte s odrážkami, zvýrazněte důležité body. Usnadněte příjemci orientaci ve vašem sdělení.
U delších mailů je také užitečné dát nejdůležitější informace hned na začátek, kdy máte největší šanci, že si je adresát pozorně přečte.
Nepodceňte předmět
Stručný a výstižný předmět je základ, který byste neměli opomíjet.
Vyhněte se v něm formulacím jako ASAP, urgentní, důležité...Proč? Budete-li totiž posílat urgentní nebo ASAP maily příliš často, vaši spolupracovníci už budou vůči těmto slovům odolní. Zkuste se radši zamyslet, proč je to naléhavé a napište do předmětu právě toto vysvětlení (např. „Klient čeká na naši odpověď”, „Tiskárna potřebuje data do 12:00”).
Vyhněte se negacím
Nepoužívejte v emailu negativní slova a slova s předponami „ne”. Raději je přeformulujte a až budete příště psát email, využijte neutrální nebo pozitivně zabarvené výrazy. Jelikož adresát emailu neslyší tón hlasu, s jakým byste danou větu řekli, má tendenci si vykládat psané negace daleko tvrději a hůř, a to nikdo z nás nechce.
Pokud byste chtěli ještě další příklad než je v prvních dvou větách, tady je. Místo: „Takto to nemůže vypadat” zkuste: „Až budete příště připravovat prezentaci, pojměte ji…”.
Negativní emoce do emailu nepatří
Emailovou komunikaci udržujte co nejvíce neutrální, případně do ní vpusťte pozitivitu. (Pochvala nebo příjemná otevřená otázka na úvod jsou určitě vítány.) Pokud ve vás ale nějaká situace či email vzbudí negativní emoce, zkuste před odesláním svojí odpovědi trochu vychladnout.
Vyhněte se také používání vykřičníků, pokud se nepojí s něčím vyloženě pozitivním.
Může být: „Skvělá práce!”
Vyhněte se ale: „Příště na to nezapomeňte!”. V takovém případě do emailu vykřičník vnese výhružku nebo rozčilení a to do pracovní komunikace nepatří.
Jak je to s těmi kopiemi?
Když někoho přidáváte do kopie, dáváte mu signál, že e-mail posíláte pouze „na vědomí“ nebo „pro informaci“. Od těchto osob neočekáváte žádnou odpověď ani spolupráci. Pokud ano, dejte je do pole „komu“.
Lidem v kopii šetříte čas, protože jim bude jasné, že se od nich neočekává žádná aktivita.
Slušnost jako všude jinde
Na pozdrav, poděkování a rozloučení nezapomínejte ani v emailové komunikaci. Díky automatickému podpisu už můžete mít poděkování i rozloučení připravené předem. Jednodušší už to být ani nemůže.
Nenechávejte emaily bez odpovědi. I pokud to má být informace, že se k dané věci dostanete za XY dní, dejte to odesílateli vědět.
Máte ještě nějaké tipy, které byste doporučili nebo vypozorované prohřešky, které stojí za opravu? Dejte nám o nich vědět.
🟡 Hledáte zajímavý projekt? Mrkněte, jak to u nás chodí a jaké kolegy aktuálně hledáme.
🟡 Máte kolegu nebo kamaráda, který se poohlíží po novém projektu? Zapojte se do našeho referral programu Doporuč a získejte finanční odměnu za doporučení.
🟡 Chtěli byste začít pracovat v IT? Stáhněte si náš ebook ZAČNĚTE PRACOVAT V IT: aneb od prvních krůčků po vysněnou práci, ve kterém vás provedeme krůček po krůčku informacemi, kurzy i praxí, které jsou tolik potřebné nejen pro ty, kteří chtějí změnit obor, ale i pro ty, kteří se chtějí pracovně posunout a dále se vzdělávat.
🟡 Víte, jak si co nejjednodušeji a nejefektivněji připravit půdu pro nové pracovní začátky? Mrkněte na náš ebook: Připravte se na nová pracovní dobrodružství - Průvodce k úspěšné změně zaměstnání. Dream job je za dveřmi, stačí jen vzít správně za kliku.
Nebo sdílejte tento článek, který třeba poslouží i vašim známým.
