To do list nebo seznam úkolů funguje jako parádní nástroj, který pomůže zvýšit produktivitu a zároveň odlehčí od stresu. Máme pro vás tipy, jak si to do listy tvořit tak, aby sloužily co nejlépe vašim potřebám. Mrkneme se, jaké principy můžete využít a jaké konkrétní nástroje jsou k dispozici.
Zajímá vás oblast IT a hledáte pracovní pozice a pracovní příležitosti v IT oboru? Ať už jste programátor, developer, tester, analytik nebo software architekt, ozvěte se nám a my vám z naší nabídky IT práce najdeme IT projekt na míru. Podívejte se, jaká volná pracovní místa v IT oblasti momentálně nabízíme. Pomůžeme vám najít nové pracovní výzvy a příležitosti. Těšíme se na spolupráci s vámi!
Proč si vůbec to do listy psát?
- co si zapíšete, nezapomenete
- po zapsání dostanete úkol z hlavy, nemusíte na něj myslet a stresovat se tím, že na něj zapomenete, protože myslíte zároveň na dalších 2, 5, 10 věcí
- usnadníte si rozhodování, které úkoly jsou důležité a lépe si dokážete naplánovat práci
Obecná pravidla pro tvorbu to do listů
- Pište si konkrétní úkoly. Pokud je úkol hodně komplexní, rozdělte ho na dílčí úkoly, které si budete odškrtávat. Cílem je definovat si úkoly tak přesně, abyste vždy věděli, kdy si můžete odškrtnout jejich splnění.
- Úkoly na daný den si napište už během předešlého večera nebo odpoledne. Nenechávejte to na ráno po snídani a ranní kávě, kdy máte spoustu energie a pocit, že stihnete všechno na světě.(Samozřejmě nebude výjimka, že seznam po ranním standupu budete muset upravit. Fakt, že jste si ho připravili už předem vám ale umožní lépe prioritizovat a vyhodnotit i důležitost ad hoc úkolů, které vzniknou během dne)
- Stanovte si priority úkolů.
- Nerozplánujte si 100 % svého pracovního času. Nechte si flexibilní okna, počítejte s tím, že vám někdo neočekávaně zavolá, bude se chtít o něčem poradit...
To do list je dobrý sluha, ale špatný pán, nenechte se jím vystresovat a pokud něco nestíháte podle plánu, přizpůsobte si ho aktuální situaci a potřebám.
Jak můžete to do listy tvořit?
Máme pro vás tipy na dva přístupy, které vám pomohou se v zapsaných úkolech dobře orientovat a posunou vaši produktivitu zase o krok dál.
Eisenhowerova matice
Podle principu, kterým se Eisenhowerova matice řídí můžeme nahlížet na všechny úkoly ve dvou rovinách: dělit je podle důležitosti a naléhavosti. Vzniknou tak 4 kategorie, respektive kvadranty.
Naléhavé úkoly. Jsou to záležitosti, které potřebují vaši okamžitou pozornost, pokud byste ji jim nevěnovali, můžete očekávat negativní důsledky.
Důležité úkoly. Záležitosti, které přispívají k dlouhodobějším hodnotám. Je potřeba je promyslet a naplánovat.
Pojďme se tedy podívat na jednotlivé kvadranty v matici, jaké typy úkolů obsahují a jak bychom se k nim měli postavit:
První kvadrant
Činnosti důležité a naléhavé, jsou to typicky úkoly, kterým musíte věnovat okamžitou pozornost, z hlediska výsledků jsou významné. Jsou to většinou problémy, které se vyskytnou, neodkladné věci nebo úkoly, které musíte udělat vy sami. Důležité je nenechat se těmito úkoly pohltit a nevěnovat jim většinu svého času.
Druhý kvadrant
Důležité, ale nenaléhavé úkoly většinou nemají termín, nikdo nás do nich netlačí. Často je odkládáme pro úkoly v prvním kvadrantu. Je ale klíčové si na ně udělat čas, protože nás mohou výrazně posunout. Navíc nechceme, aby se dostaly do prvního kvadrantu.
Třetí kvadrant
Úkoly naléhavé, ale nedůležité. Jejich naléhavost může často vzbuzovat pocit, že bychom je okamžitě měli začít řešit. Opak je ale pravdou, tento typ úkolů byste měli nejlépe delegovat.
Čtvrtý kvadrant
Úkoly nedůležité a nenaléhavé. Těm se chcete vyhnout a pokud nějaké takové činnosti máte, eliminujte je.
TIP: Matici můžete doplnit zásobníkem úkolů, kam spadnou všechny nápady, čekají tam věci, které ještě není ten správný čas roztřídit, nápady, myšlenky, které musí uzrát…Chcete-li mít přehled, kolik úkolů jste splnili, vytvořte si i prostor, kam si budete splněné úkoly přesouvat.
Kanban tabule
Kanban tabule bude dobře sloužit pro vizualizaci vašeho workflow. V základní verzi rozděluje úkoly do 3 základních sloupečků:
- úkoly, které je třeba udělat (to do)
- úkoly, na kterých zrovna pracujete (doing)
- hotové úkoly (done)
Někdy může toto rozdělení stačit, často se spíše setkáte s tím, že si budete potřebovat úkoly ještě více specifikovat. Kanban tabule je jen vaše, vytvořte si tedy tolik sloupečků, kolik jen potřebujete (a ve kterých se stále ještě budete orientovat). Často se využívázásobník úkolů, nápadů, věcí, které si chcete ještě promyslet, než na nich začnete pracovat...Tento systém velmi lehce přizpůsobíte povaze a potřebám vaší práce.
Jak s tabulí dále pracovat?
Snažte se na ni dívat jako na celek a konstantně ji revidujte. Je reálné mít tolik rozdělaných úkolů současně? Stihnu se ke všem čekajícím úkolům dostat včas? Neměl by se jim věnovat někdo jiný? Atd.
Tipy na konkrétní nástroje, kde si můžete to do listy vést:
- Todoist
- Notion
- Trello
- Asana
Až se do tvorby nových to do listů pustíte nebo začnete revidovat svůj stávající systém, nebojte se zkoušet, systémy mixovat a najít přesně to, co vám sedne. Přejeme produktivní pracovní týden. :)
🟡 Hledáte zajímavý projekt? Mrkněte, jak to u nás chodí a jaké kolegy aktuálně hledáme.
🟡 Máte kolegu nebo kamaráda, který se poohlíží po novém projektu? Zapojte se do našeho referral programu Doporuč a získejte finanční odměnu za doporučení.
🟡 Chtěli byste začít pracovat v IT? Stáhněte si náš ebook ZAČNĚTE PRACOVAT V IT: aneb od prvních krůčků po vysněnou práci, ve kterém vás provedeme krůček po krůčku informacemi, kurzy i praxí, které jsou tolik potřebné nejen pro ty, kteří chtějí změnit obor, ale i pro ty, kteří se chtějí pracovně posunout a dále se vzdělávat.
Nebo sdílejte tento článek, který třeba poslouží i vašim známým.
