Naskočit do rozjetého vlaku je samo o sobě dost těžké. I když to člověk zvládne, ještě nemá vyhráno, musí ho poznat zevnitř, vědět, jak se v něm má chovat a kde co najde. Takže po první těžké zkoušce přichází druhá, v tom vlaku se zorientovat.
Naskočit musí každý sám, ale co když tohoto hrdinu „na palubě” (nebo spíše v soupravě?) jak se patří přivítáte, oslavíte to, že první zkoušku zvládnul a celým tím vlakem ho provedete? Od lokomotivy až k poslednímu okénku.
Cílem onboardingového procesu je, aby se nováček cítil součástí firmy, kolektivu. Díky dobře zvládnutému onboardingu nový kolega zapadne do týmu rychleji, začne se cítit „jako doma”, což zvyšuje šance, že ve firmě zůstane další roky.
Začněte již před nástupem
Seznamte budoucího kolegu s týmem ještě než nastoupí. Je-li to možné, v Systeum se snažíme s nováčkem co nejvíce poznat ještě před jeho nástupem. Seznamovačka má vlastně 3 kroky (respektive měla před pandemií):
- krok je již součástí výběrového řízení. V posledním kole výběrka zveme kandidáta na společný oběd s týmem, ve kterém bude pracovat. Obě strany tak dovedou lépe posoudit, jestli je to ten správný match i po lidské stránce.
- krok: Podpis smlouvy plánujeme tak, aby bylo v kanceláři co nejvíc členů týmu. Nevnímáme ho jen jako administrativní záležitost, ale jako příležitost našeho budoucího kolegu poznat, ukázat mu část kanceláří, kterou ještě během pohovorů neviděl, například jeho budoucí pracovní místo. Strávíme spolu čas, popovídáme si...Pro nového kolegu je to, že již bude znát prostředí, do kterého jde, velký benefit.
- krok: I když ještě oficiálně nenastoupil, nového kolegu nebo kolegyni zveme na společný teambuilding nebo jinou akci, záleží co, zrovna pořádáme. Je to ideální šance poznat se nejen s nejbližšími spolupracovníky, ale také s dalšími kolegy.
Hned poté, co se na spolupráci domluvíte, vyřiďte všechnu administrativu a informujte nováčka, co všechno bude potřeba podepsat či absolvovat, například:
- jaké dokumenty od něj budete potřebovat
- jak a kde si má vyřídit lékařskou prohlídku
- jaké online kurzy a testy si má vyplnit (například referenční zkoušky pro řidiče, rozřazovací testy do jazykových kurzů atd…)
- předem ho informujte, jak bude vypadat jeho první den - v kolik má přijít, kdo se ho ujme a co ho bude čekat
Zaměřit se i na tuto přednástupní fázi je velmi důležité, cílem je odbourat stres, který může někdo cítit ze změny nového prostředí, navodit příjemnou atmosféru. Budoucího kolegu tak ujistíme, že pro firmu nejsou důležité jen jeho pracovní znalosti a zkušenosti.
Den nástupu a první dny
Pracovní místo
Jak byste se cítili, kdybyste přišli první den do práce, neměli nachystané místo, museli si u IT oddělení zajišťovat počítač...Nevítaní? Pojďme se tomu tedy raději vyhnout. Nachystané pracovní místo s veškerou potřebnou technikou a počítač s nainstalovanými programy je absolutní základ. V Systeum nového kolegu vítáme vždy i welcome balíčkem, kde najde například týmové tričko a ponožky, Systeum hrneček, blok a tužku, tašku…
Zajímá vás oblast IT a hledáte pracovní pozice a pracovní příležitosti v IT oboru? Ať už jste programátor, developer, tester, analytik nebo software architekt, ozvěte se nám a my vám z naší nabídky IT práce najdeme IT projekt na míru. Podívejte se, jaká volná pracovní místa v IT oblasti momentálně nabízíme. Pomůžeme vám najít nové pracovní výzvy a příležitosti. Těšíme se na spolupráci s vámi!
Informujte všechny kolegy
Klíčové je, aby nováčka team leader co nejdříve seznámil s vedením, případně s kolegy, které ještě nepotkal. Doporučujeme pár základních informací o novém kolegovi již předem poslat všem emailem nebo umístit na intranet. Základ je, aby všichni věděli, že se přijímá nový zaměstnanec, když ale přidáte i témata, co ho baví mimo práci, co má rád apod, kolegové mají perfektní přípravou pro první smalltalk.
Buddy.
Je jasné, že bude mít nový kolega spoustu otázek: na samotné fungování týmu, administrativní věci nebo jak to chodí v officech. Ideální je přidělit mu tzv. buddyho. Kolegu, který mu bude během adaptace k dispozici a na kterého se může obrátit s jakýmkoliv dotazem. Buddy mu ukáže všechny prostory, vysvětlí, že kafe je společné, kde najde sušenky atd… Může zorganizovat společný týmový oběd nebo vezme nováčka a pár kolegů po práci na pivo.
Příručka pro nové zaměstnance
Vytvořte si příručku, kde budou přehledně sepsané všechny věci, které se nováček potřebuje dozvědět: benefity a jak je čerpat, jak si požádat o dovolenou, kde vyplňovat timesheety, kde najde všechny dokumenty, které může potenciálně potřebovat, jak je to s homeofficem…I když mu to všechno první den řeknete, uvítá, když bude mít všechny informace někde pohromadě a bude se k nim moci v klidu vrátit.
Nenechte nováčka napospas
První den je ideální k tomu, abyste nováčkovi představili plán školení, které ho v následujících týdnech čekají. Seznamte ho s tím, jak bude probíhat jeho zapojení do týmové práce, kdo mu co předá, na čem postupně začne pracovat a co se má za měsíc, dva, zkušební dobu naučit. Nezapomeňte také průběžně ověřovat, zda tento proces probíhá v pořádku a nováček i team leader jsou spokojení.
Na plán zaučení a zapojení se často zapomíná. Řeknete si, že práce je přece dost, tak bude mít co dělat. Často to ale pak končí tak, že nový kolega sedí u stolu a hledá, do čeho by píchl, protože nikdo nemá čas se mu věnovat, poslat mu zadání nebo vysvětlit úkol, na kterém se zasekl. Nenechte ho v tom.
A co když to musíme zvládnout remote?
Musí onboarding proběhnout online? Počítejte s tím, že celý proces bude náročnější, přece jen zařídit, aby se nový kolega cítil součástí firmy, i když se osobně nepotkáte, není jen tak. Online onboarding bude vyžadovat, abyste se ještě detailněji připravili a ještě lépe vše zorganizovali.
Začíná vám malý ďáblík našeptávat, jestli to má smysl všechno podstupovat a jestli nezvolíte raději nějakou online zkrácenou verzi? Věřte, že se vám ta vložená energie více než vyplatí.
Klíčem online onboardingu je komunikace. V co největší míře, s co největším počtem členů týmu. Pamatujte ale na to, že během online callů je daleko těžší udržet pozornost, nedělejte tedy několika hodinové zaškolení nebo představení firmy (i když třeba fungovalo na osobní bázi).
Tipy, jak zvládnout onboarding online:
- Sejděte se jen na podpis smlouvy, všechny další důležité administrativní a personální věci vyřešte na online meetingu.
- Uspořádejte týmový call ještě před nástupem nového kolegy, kde ho přivítáte a trochu se poznáte.
- Máte online teambuildingy, hrajete online hry, máte společné degustace vína nebo si zrovna s kolegy dáváte měsíční challenge v planku? Pozvěte i budoucího kolegu.
- Zajistěte, aby měl nový kolega před prvním dnem doma všechno potřebné vybavení (mějte předem domluveno, zda mu ho někdo doveze nebo se pro něj staví ve firmě), stejně jako welcome balíček.
- Funkci buddyho určitě ponechte i při remote onboardingu.
- Domluvte se na více komunikačních kanálech. Nemusíte se spoléhat jen na online meetingy, napište novému kolegovi na chatu nebo smsku, zda pro něj můžete něco udělat nebo jestli se odpoledne přidá na online trénink.
- Udělejte si na konci týdne neformální Sadmkype party, dejte si první den ve 3 odpoledne společné kafe… S trochou kreativity jde všechny klasické onboardingové aktivity převést i do onlinu.
Doporučujeme zajímavý rozhovor, kde jeden ze zaměstnanců LinkedIn přibližuje svoji zkušenost s kompletně remote onboardingem. Ještě nikdy se nepotkal osobně s nikým ze svých kolegů, nebyl v kancelářích...jak svůj nástup vnímal?
Držíme palce, ať se vám vždy onboarding povede na jedničku a vaši zaměstnanci se cítí, nejen ty první dny, jako v bavlnce.
🟡 Hledáte zajímavý projekt? Mrkněte, jak to u nás chodí a jaké kolegy aktuálně hledáme.
🟡 Máte kolegu nebo kamaráda, který se poohlíží po novém projektu? Zapojte se do našeho referral programu Doporuč a získejte finanční odměnu za doporučení.
🟡 Chtěli byste začít pracovat v IT? Stáhněte si náš ebook ZAČNĚTE PRACOVAT V IT: aneb od prvních krůčků po vysněnou práci, ve kterém vás provedeme krůček po krůčku informacemi, kurzy i praxí, které jsou tolik potřebné nejen pro ty, kteří chtějí změnit obor, ale i pro ty, kteří se chtějí pracovně posunout a dále se vzdělávat.
Nebo sdílejte tento článek, který třeba poslouží i vašim známým.
